Persvragen vastleggen. Antwoorden terugvinden.

Mediaverzoeken

Registreer de vraag, journalist, het medium, onderwerp en de deadline. Wijs een behandelaar toe en werk de status bij. Bewaar ook wat je hebt geantwoord, zodat je dat bij een vervolgvraag kunt teruglezen.

• Zie welke verzoeken nieuw, in behandeling of in afstemming zijn.
• Houd de deadline zichtbaar tijdens de behandeling.
• Vind afgerond werk later terug in het archief.

Journalisten en mediacontacten beheren

Sla de contactgegevens van journalisten en media op. Open je een journalistprofiel, dan vind je daar de eerdere verzoeken, het aantal vragen en het laatste contactmoment. Bij een medium zie je de gekoppelde journalisten.

• Beheer journalist- en mediagegevens centraal.
• Vind eerdere contactmomenten terug voordat je reageert.
• Gebruik de historie als feitelijke basis voor relatiebeheer.

Welke media stellen de meeste vragen?

Bekijk hoeveel verzoeken openstaan en hoeveel er zijn afgehandeld. Kies een periode om te zien welke media het vaakst vragen stelden. Een hoog aantal zegt iets over het contactvolume; de inhoud van eerdere verzoeken helpt je dat te duiden.

• Start de dag met open werk en urgente vervolgstappen.
• Bekijk aantallen per medium of onderwerp.
• Zie waar veel contact plaatsvindt en waar minder interactie is.

Woordvoeringslijnen

Bewaar standpunten en veelgestelde vragen met hun antwoorden. Koppel een woordvoeringslijn aan een mediaverzoek, zodat de behandelaar de afgesproken reactie erbij kan pakken.

• Werk met herkenbare vragen en antwoorden.
• Koppel een inhoudelijke lijn aan een actueel verzoek.
• Bewaar het antwoord voor een volgend vergelijkbaar onderwerp.

Opvolging en overdracht

Je collega neemt morgen over. Bij het verzoek kan die zien wat de journalist vroeg, wat al is besproken en of er nog een antwoord of akkoord nodig is. Noteer de afspraak en vervolgstap voordat je afsluit.

• Zie welke collega de vraag behandelt en wat de status is.
• Leg interne notities en vervolgstappen bij het verzoek vast.
• Voorkom dat de overdracht alleen in iemands inbox of geheugen zit.

Van een losse notitie naar een terugvindbaar verzoek

Een naam en telefoonnummer in een notitie vertellen nog niet wat er is afgesproken. Bij een persvraag horen ook het onderwerp, de deadline, de behandelaar en het gegeven antwoord. Door die gegevens bij hetzelfde verzoek vast te leggen, kun je bij een vervolgvraag teruglezen wat er is gebeurd.

Lees de handleiding voor het registreren van persvragen met een uitgewerkt voorbeeld en een checklist voor overdracht.

Moet een vraag via een vast kanaal binnenkomen?

Een journalist kan bellen of mailen. Je registreert het verzoek in PRESSLANE en houdt daar de behandeling bij. De kern is dat de informatie terug te vinden is, ongeacht het kanaal waarop het gesprek begon.

Wat zeggen de cijfers over je mediacontacten?

Het dashboard laat zien waar vragen vandaan komen en welke onderwerpen terugkeren. Veel vragen van een medium kunnen aanleiding zijn om de eerdere contacten te bekijken. Het aantal vragen vertelt op zichzelf niet of de relatie goed is; daarvoor blijft de inhoud van de gesprekken belangrijk.

Hoe beoordeel ik of dit bij ons team past?

Neem een herkenbare, niet-vertrouwelijke persvraag mee naar de demo. Bekijk hoe je die registreert, hoe je een eerdere reactie terugvindt en wat een vervanger nodig heeft om verder te werken. Op de pagina samenwerken en woordvoering overdragen staan voorbeelden van die samenwerking.